麻田 貴平
(株)テイクワン システムズ・サンディエゴ代表
南カリフォルニア大学(USC)卒。
青山会計コンサルタント事務所、太田昭和コンサルタント事務所を経て、2007年よりテイクワン システムズ・サンディエゴ代表。
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知っておきたい電子メールマナー (2) |
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メールを送るときのマナー （前号から続く）
●メールを送信する時間にも注意 電子メールは電話と違い、相手が自分の都合のよいときにチェックできるのがメリットですが、送信する時間には注意が必要です。
最近、パソコンだけでなく、携帯電話やスマートフォンでメールチェックを行う人たちも多くなってきました。
深夜にメールを送ると携帯電話の着信音がして、就寝中の人を起こしてしまうことも考えられますので、送る時間にも配慮が必要です。
相手のメールアドレスが「**@docomo.ne.jp」など、日本の携帯電話メールアドレスなら、相手が起きている時間帯に送信しましょう。
●メールにファイルを添付するときの注意事項 メールに添付するファイルの容量には注意してください。
添付ファイルが大きいと相手先にメールが送られないことがあります。
容量の大きいファイルを送るときは、事前に相手先にファイルを添付して送ってよいかを確認しましよう。
添付できるファイル容量は1MB程度を目安としてください。
どうしても送りたいファイルで容量が大きい場合は、圧縮してから添付しましょう。
ファイルを圧縮すると容量が小さくなります。
また、ファイルを添付するときには、添付ファイルの内容をメール本文に記載するのが親切です。
受け取る側もウイルスを心配せずに開くことができます。
●送信前に誤送信を防ぐ
メール誤送信といっても以下のように様々です。
メールは一度送信してしまったら、取り消しができないことは誰でも分かっていると思いますが、メール誤送信はなくなりません。
メールアドレスに問題がある場合など一部の誤送信については、フィルタリング等で回避できるものもありますが、送信者が注意する以外の根本的なメール誤送信を防止する手立てはありません。
例えば、機密情報を含むファイルを本来の宛先ではない別のアドレスに添付してしまったりすると、取り返しのつかないことになりかねません。
また、同報メールの送信で操作を誤り、ToやCcに複数のアドレスを指定して送信し、大量のメールアドレスを公開してしまうといった事故は後を絶ちません。
メールに誤りがあるのを始めから分かっていて送信する人はいません。
送信する時点では、誰でも確認しているはずです。
しかし、なぜか多くの場合、送信した直後に誤りに気が付きます。
つまり、メールを作成した直後は「思い込み」 で、自分自身の誤りに気付く能力が低下しているわけですから、誤送信を防ぐ第一のポイントは、すぐに送信しないことです。
メールソフトの設定も、メール作成後に直ちに送信するのではなく、送受信のボタンを手動でクリックしてから送信するようにします。
大切なメールは、少々面倒ですが、しばらくしてから今一度確認し、送信するという手順を踏むことで、かなり誤送信を防ぐことができます。
次に、同報メールなどはテストで自分自身と関係者の何名かに一度送信し、内容の確認など、別の人の目でチェックしてから本番の送信を行いましょう。
誤りだけでなく、文章表現や情報の過不足なども気付いてもらえる場合があります。
返信メールでのマナー
●件名を修正する
返信の件名は、送られてきたメール件名に「Re」 が付けられます。「Re」 が付いた件名は、最初の受信者が1回使うものと考えた方がよいでしょう。それ以降の件名は、件名を入力し直しましょう。「Re Re Re」 と長く付いてしまうと、肝心の件名が後方になり、表示されにくくなってしまいます。
●引用文をそのままにしない
メールに返信すると、送られてきたメールが自動的に引用されることが多くあります。送られてきたメールを引用することで分かりやすく内容を伝えられますが、やり取りが続いて長くなったときや、携帯・スマートフォンにメールを送るときには引用文を適切に削除するようにしましょう。容量が大きくなってしまう原因にもなります。
受信メールを整理しよう メールは受信したままにしておくと、どんどん溜まってしまうものです。
受信フォルダに入れっぱなしで整理しないでおくと、大切なメールを探すのも大変になってしまいますし、必要のないデータを無駄にハードディスクに保存しておくことにもなります。
定期的にメールを整理し、必要のないメールを削除したり、フォルダを作って整理したりすることをお勧めします。
また、メールを受信したときに自動的にメールを分類するように設定しておくと便利です。
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| (2015年1月1日号掲載） |