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asadasan.jpg麻田 貴平

(株)テイクワン システムズ・サンディエゴ代表

南カリフォルニア大学(USC)卒。
青山会計コンサルタント事務所、太田昭和コンサルタント事務所を経て、2007年よりテイクワン システムズ・サンディエゴ代表。



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知っておきたい電子メールマナー (1)

 

 電子メールは日々の暮らしで欠かせないツールとなり、パソコンを使う目的は主に電子メールのチェックという方も多いと思います。

 

 

今回は2回にわたり、知っているようで知らないことも多い電子メールのマナーについてご紹介します。

 

 

電子メールでスムーズなコミュニケーションができるよう、マナーについて知っておきましょう。

 

 

 

件名の付け方は?

メールには必ず「件名(Subject)」 を付けましよう。

 

「件名」 には、メールで伝えたい用件が相手に伝わるような内容が適しています。

 

また、長すぎるのもよくありません。

 

例えば「こんにちは」 「元気ですか」などの件名ですと、迷惑メールに間違えられやすく、用件も伝わりにくいので、「お花見のお誘い」など、より具体的で短い内容を記載しましよう。

 

 

 

メール本文の書き方

メールには簡潔な文章が適しています。

 

手紙のように時候の挨拶文は記載しない方が一般的です。

 

本文が長いメールは相手も読みづらく、相手に負担をかけるので、なるべく長文にならないように簡潔な文章を心がけましょう。

 

文章が長くなってしまったときには、冒頭に「長文失礼します」 と記載するとより丁寧です。

 

また、メールは相手がいつ読むか分かりません。

 

そのため、約束の日時などは「明日の16時までにお願いします」という表現ではなく、「4月8日の16時までにお願いします」 というように具体的な日付を記載するようにしましょう。

 

 

 

メールで使えない文字

メールを読む環境によって、表示できない文字があります、

 

相手がどんな環境でメールを読むのか分からないので、「半角カナ」や「機種依存文字」など、環境によって表示されない可能性のある文字は使わないようにしましょう。

 

機種依存文字 (メールで使用しない方がよい文字) は次の通りです。

 

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メール本文は適度に改行する

メールの文章は適度に改行を入れると読みやすくなります。

 

相手がメールを読む環境、パソコンなのか、携帯なのか、スマートフォンなのかによっても変わりますが、パソコンなら30文字から35文字を目安に改行するといいでしょう。

 

さらに段落や題材ごとに空白行を1行入れると、より読みやすくなります。

 

 

 

メール形式

メールの形式には 「HTMLメール」 と「テキストメール」があります。

 

「HTMLメール」は文字の大きさや色を変更したり、写真などを掲載したりできる形式のメールです。

 

「テキストメール」 はテキスト (文字) しか表示できない形式で、文字の大きさや色などを変えることはできません。 

 

「HTMLメール」は相手先のメールアプリがHTML形式に対応していないと読むことができませんので注意してください。

 

また、ファイル容量が大きくなるので、基本的には「テキストメール」 を使うことをお勧めします。

 

 

 

署名ファイルを付ける

メールには誰からのメールか分かるように「署名ファイル」を付けるのもお勧めです。

 

署名ファイルは一度設定すると、自動的に表示されるようになります。

 

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メールを送るときのマナー

 

● 宛先、CCとBCCの違い

宛先

メールを送りたい相手のアドレスを宛先欄に入力します。「;」 で区切ってアドレスを指定すると、複数の宛先に送ることができますが、メールの宛先には、互いに知らない人同士のアドレスを記載しないようにしましょう。知らない人同士に許可なく、相手のアドレスを教えてしまうことになってしまいます。 

 

 

CC:同報していることを知らせる

TO (宛先) 以外に、メールを参考までに送りたい人を指定します。こちらも「宛先」 と同様に、送信したすべての人がアドレスを見ることができますので、互いにメールアドレスを知らない不特定多数の方に送る場合には適していません。

 

 

BCC:同報していることを知らせない

BCCで送ると、メール受信者にアドレスが表示されません。「BCC」 には、内容を知っておいてもらいたい人で、メールを受信する人に、同報していることを知られたくないアドレスを指定します。同じ内容のメールを何人かに一度に送信したい時、互いに面識のない方が含まれる場合は、互いのメールアドレスが見えないようにBCCに指定して送信するのがマナーです。

 

 

(次号に続く)

 

 

(2014年11月1日号掲載)

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