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Eメールの活用方法 再確認(2)(2013.7.1)

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asadasan.jpg麻田 貴平

(株)テイクワン システムズ・サンディエゴ代表

南カリフォルニア大学(USC)卒。
青山会計コンサルタント事務所、太田昭和コンサルタント事務所を経て、2007年よりテイクワン システムズ・サンディエゴ代表。



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Eメールの活用方法
再確認(2)
 

「TO」「CC」の使い分け
 

メールを作成するとき、送信先のメールアドレスは宛先欄「TO」に入力するのが基本です。

しかし、この「TO」と「CC」「BCC」を上手く使い分けると、メールの重要度や知人のメールアドレスの情報保護などに配慮した送信ができます。
 

「CC」とは写しを送る送信先 (Carbon Copy の略) のことであり、「BCC」は他の送信者に隠して写しを送る送信先 (Blind Carbon Copy の略) のことです。
 

例えば、グループ内で「ゴルフに行こう」というイベントの企画があり、その参加者に集合時間についてのメールを送る場合を考えてみましょう。

イベントには参加しなくても内容を知っておいてほしいグループの代表者にも、参考までにメールを送ることにします。

この場合、まず 「宛先」 にはイベントに参加するメンバーのメールアドレスを入れます。

そして 「CC」 にグループの代表者のメールアドレスを入力します。

これにより、「CC」 でメールを受け取ったグループの代表者に 「参考のために写しを送った」 という送信者の意図を伝えることができます。

「宛先」や 「CC」 欄は入力したメールアドレスが送付先にすべて表示されます。

一方、「BCC」欄に入力されたメールアドレスは送付先に表示されません。

メンバー同士が知り合いではない場合や、誰にメールを送ったのか知られたくない場合は「BCC」 を利用するとよいでしょう。
 

メールの件数が急増していることも業務を圧迫する原因になっています。

それを解消する一つの手立てとして、「TO」「CC」「BCC」 の使い分けをルール化するということが挙げられます。
 

これらを本来のルールに則 (のっと) って正しく使い分けている人は意外に少ないものです。

特に 「CC」 で受け取ったメールへの対応は個人差が大きく、「一応全部読む」「忙しいときは見ないこともある」、中には「CCのメールは見る必要がないから、すべてそのまま削除している」 という人までいます。

それだけ受信者の反応に差があるのです。

無駄なメールが増えると、その処理に時間が取られる一方で、重要なメールを見落としやすくなるといった悪影響が懸念されます。
 

本来は、「TO」は返信が必要なメール、「CC」は確認してほしいメールというのがルールです。

しかし、送信者が内容の違いを吟味することなく「取りあえずCCで送っておけばいいだろう」と 「CC」 を濫用しているケースが目立ちます。

それが「CCで送られてくるメールは読まなくても済むものが多い」→「読むのは無駄」という受信者の判断につながってしまいます。
 

 

 

大きなサイズのファイルを送らない
 

画像やWordの文書など、ファイルをメールに添付して送信する場合、添付するファイルのサイズ (大きさ) に気を付けましょう。

特に、デジタルカメラで撮った写真の画像はファイルサイズが比較的大きくなる傾向があります。
 

メールでスムーズに送受信できるファイルサイズは、インターネット回線にもよりますが、約2メガバイト程度と考えるとよいでしょう。

動画などは2メガバイトを超えることがほとんどなので、添付ファイルとして送付することはお勧めしません。
 

ファイルサイズを確認するには、添付したいファイルが保存されているフォルダーを開き、ファイル名にマウスポインターを合わせると分かります。
 

 

 

メール力
 

あなたの 「メール力」 を知る簡単なポイントがあります。

あなたは送ったメールの返事をタイムリーに受け取っているでしょうか。
 

相手からのメールの返信が遅いと感じることが多いなら、それは相手ではなく、あなたのメールに原因があるのかもしれません。

思い当たる節があれば、メールを書いて送信する前に一度じっくり見直して、相手にとって理解しやすく答えやすいメールになっているかチェックしてみてください。
 

分かりにくいメールを書く人はコミュニケーション力全般が弱いことが往々にしてあるものですが、メールで相手に何を伝えるかを熟慮し、的確に表現する努力を積み重ねれば、それがコミュニケーション力を高める訓練になり、結果的に仕事力もアップするはずです。
 

 

 

メール署名の常識/非常識
 

パーソナルメールでは必要ありませんが、社外宛のメールには署名を必ず付けるべきですね。

連絡を取る際、名刺を引っ張り出してくるより、署名を参照した方が早く対処できますから。

社内メールや、過去に何度もやりとりを重ねている社外取引先へのメールにも、名前・社名・電話番号といった最低限必要な要素を記したシンプルな署名を付けておくと親切です。
 

署名を構成する要素としては、相手が自分に連絡する際に必要な情報がきちんと盛り込まれていることがポイントです。

社名や部署名、名前、住所や電話番号 (あれば内線や直通番号も)、FAX番号、メールアドレスなどは必須ですね。

営業職などで外出が多い方は、携帯電話の番号を添えておきましょう。

 

(2013年7月1日号掲載)

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